Evento corporativo na arena: como montar a proposta
Um evento corporativo na arena costuma valer mais do que várias reservas avulsas: a empresa ocupa várias quadras de uma vez, consome no bar e, se gostar, volta no ano seguinte. Mas o pedido chega quase sempre do mesmo jeito, uma mensagem vaga do tipo "quanto fica para 40 pessoas?". Quem responde com uma proposta clara, com formato, preço e o que está incluso, sai na frente.
Veja como transformar esse pedido em um pacote bem calculado e uma proposta fácil de aprovar.
Formatos de evento corporativo que as empresas pedem
- Integração de equipe. Algumas horas de jogo misturando times, com foco em diversão e não em competição. Bom para beach tennis, vôlei de praia e futevôlei, porque iniciante consegue jogar.
- Torneio interno. Times por setor, chaveamento e premiação simbólica. Exige mais organização e um responsável pela tabela.
- Confraternização de fim de ano. Jogo mais leve e foco em comida, bebida e espaço para conversar.
- Clínica ou aula coletiva. Um professor ensina o básico da modalidade para quem nunca jogou. Funciona bem em grupos que não praticam esporte.
- Evento de relacionamento com clientes. A empresa convida clientes e quer ambiente caprichado, com atenção a recepção e organização.
Perguntar o formato logo no primeiro contato muda o pacote inteiro. Integração com 40 pessoas e torneio com 40 pessoas usam quadras, tempo e equipe de forma bem diferente.
O que perguntar antes de passar o preço
- Data, horário de início e duração desejada.
- Número de participantes e quantos vão jogar de fato.
- Modalidade e nível do grupo (a maioria já joga ou nunca jogou?).
- Se querem professor, juiz ou organização do torneio.
- Alimentação e bebida: do seu bar, de fornecedor de fora ou trazida pela empresa.
- Extras: aluguel de raquetes e bolas, camisetas, troféus, som, fotos.
- Quem paga e como: Pix, boleto, nota fiscal no CNPJ da empresa, prazo de pagamento.
Como calcular o preço do evento corporativo na arena
A base é simples: quanto você deixaria de faturar com as quadras bloqueadas, mais o custo de tudo que o evento acrescenta, mais a sua margem. Veja um exemplo, com números ilustrativos:
| Item | Conta | Valor |
|---|---|---|
| 3 quadras por 4 horas | 12 horas x R$ 120 | R$ 1.440 |
| 2 professores para conduzir | 2 x 4 h x R$ 80 | R$ 640 |
| Aluguel de raquetes e bolas | valor fechado | R$ 200 |
| Limpeza e equipe extra | valor fechado | R$ 250 |
| Subtotal | R$ 2.530 | |
| Margem do evento (20%) | R$ 2.530 x 0,20 | R$ 506 |
| Total do pacote, sem alimentação | R$ 3.036 |
Para 40 participantes, isso dá cerca de R$ 76 por pessoa (R$ 3.036 dividido por 40 = R$ 75,90). Mostrar o valor por pessoa ajuda quem vai aprovar a comparar com outras opções de confraternização.
- Use o preço do horário que você vai bloquear. Sábado à tarde ou noite de semana valem mais do que uma manhã de terça. Se você tem tabela de horário de pico, o evento segue a mesma lógica.
- Alimentação à parte ou por pessoa. Separar facilita ajustes: a empresa pode querer só bebida, ou um cardápio completo. Se usar o seu bar, veja como organizar o consumo no artigo sobre bar e lanchonete na arena.
- Defina um mínimo. Se o grupo diminuir, o valor das quadras bloqueadas não diminui. Deixe claro na proposta o número mínimo cobrado.
O que colocar na proposta
- Nome da empresa, data, horário de início e fim.
- Formato do evento e programação resumida, hora a hora.
- Quadras reservadas e número máximo de participantes.
- O que está incluso e o que é opcional, com preço de cada opcional.
- Valor total e valor por pessoa.
- Sinal para garantir a data, forma e prazo de pagamento do restante.
- Regras de cancelamento e remarcação, inclusive em caso de chuva para quadras descobertas.
- Validade da proposta, por exemplo 7 dias.
Peça também que a empresa envie a lista de participantes e assine o termo de responsabilidade, que pode ser coletivo, com o nome de todos.
Organização no dia do evento
- Bloqueie a agenda com antecedência assim que o sinal cair, para nenhum cliente avulso reservar a mesma quadra.
- Avise mensalistas afetados com bastante antecedência e ofereça outro horário.
- Tenha um responsável pelo evento na arena, que conheça a programação e seja o contato da empresa no dia.
- Prepare a recepção: lista de nomes, pulseira ou crachá se houver consumo, explicação rápida das regras.
- Cuide do tempo. Atraso de 30 minutos no início come o fim do evento ou o horário do próximo cliente.
- Feche o consumo antes de a empresa ir embora, com o extrato assinado pelo responsável.
Depois do evento corporativo na arena
Mande uma mensagem de agradecimento no dia seguinte, com algumas fotos, se a empresa autorizou. Pergunte o que poderia ser melhor e anote a data para oferecer o evento de novo no ano seguinte. Muitos participantes conhecem a arena nesse dia: um cupom para a primeira reserva avulsa ou a aula experimental ajuda a trazer essas pessoas de volta. Se quiser oferecer um formato mais simples para grupos menores, veja como funciona o day use em arena esportiva.
Perguntas frequentes
Como cobrar um evento corporativo na arena?
Some o valor das quadras bloqueadas no horário do evento, o custo dos extras (professores, equipamentos, limpeza) e uma margem. Mostre o total e o valor por pessoa, com alimentação separada.
Precisa cobrar sinal para evento de empresa?
É o mais seguro. O sinal garante a data e cobre as quadras bloqueadas se o evento for cancelado. Deixe as regras de cancelamento por escrito na proposta.
Qual modalidade funciona melhor para integração de equipe?
Modalidades em que iniciantes conseguem jogar logo, como beach tennis, vôlei de praia e futevôlei, ou uma aula coletiva com professor antes do jogo.